Le gestionnaire de documents affiche tous les documents envoyés et reçus via la plateforme Tradeshift. Les options de recherche et de filtrage vous permettent d'affiner les résultats de la recherche pour trouver les documents spécifiques sur lesquels vous devez travailler. L'aperçu du document contient des informations telles que le type de document, le montant, les dates d'émission, la description et d'autres champs pertinents. Les différents statuts, tels que envoyé, payé ou en attente de connexion, vous aident à visualiser la progression de vos documents. Voici un article détaillé décrivant les statuts de documents les plus courants.

Examinons de plus près les principales caractéristiques de l'application Document Manager.

Filtres

Les filtres se trouvent à gauche de la liste des documents. Utilisez-les pour définir la recherche et obtenir des résultats spécifiques. Les filtres sélectionnés apparaissent sous forme de balises en haut de la liste des documents. Vous pouvez supprimer les balises une par une ou toutes en même temps. Si vous utilisez souvent les mêmes filtres, il est conseillé d'enregistrer la sélection dans un filtre rapide et de la réutiliser ultérieurement. Voici un article détaillé sur le fonctionnement des filtres.

Colonnes du tableau

À droite du panneau de filtre, la liste des documents est divisée en colonnes. Celles-ci indiquent la valeur de chaque document pour chaque champ de données. Bien que vous disposiez d'un ensemble de colonnes par défaut lors de la configuration initiale, vous pouvez facilement personnaliser les colonnes supplémentaires que vous souhaitez voir en les sélectionnant dans les paramètres du tableau dans le coin inférieur droit.

Voici un article détaillé expliquant comment gérer les colonnes d'un tableau.

Recherche

Dans le coin supérieur gauche de votre écran, vous pouvez utiliser la barre de recherche pour trouver des documents spécifiques. La recherche sera vérifiée dans plusieurs champs du document, tels que le numéro du document, l'expéditeur, le destinataire, la description de la demande, le message d'état et même la description de la ligne. Si votre recherche renvoie trop d'éléments, essayez d'utiliser les filtres du panneau de gauche pour affiner votre recherche et obtenir les résultats souhaités.

Actions

Le menu d'actions se trouve à droite de chaque ligne de document. Ce menu permet d'accéder à certaines actions sans avoir à ouvrir le document en question. Le type d'action affiché dépend de votre accès utilisateur, du type de document et de son statut. Il peut s'agir d'actions génériques telles que le téléchargement, la visualisation et l'archivage, ou d'actions plus spécifiques telles que la clôture des commandes et la gestion de l'accès.

Exportation

L'exportation d'une liste de documents est facile dans le gestionnaire de documents. Trouvez et cliquez sur le bouton Télécharger CSV dans le coin inférieur droit de la page pour obtenir un fichier CSV. Utilisez des filtres pour affiner la sélection et n'inclure que les documents pertinents dans l'exportation. Le fichier téléchargé peut contenir jusqu'à 10000 documents filtrés dans Document Manager. Les fichiers CSV exportés contiennent les informations suivantes : ID du document, Type de document, Numéro du document, Date d'échéance, Statut, Montant, Devise, Expéditeur, Destinataire, Date du message, Message de statut, ID de transaction, Date de création, Date d'émission, Note, ID du système comptable, Centre de coûts et Demandeur.